Foto-Show Der PDFCreator im Einsatz

• Der PDFCreator bindet sich als neuer Drucker in das Windows-System ein. Damit lassen sich PDFs aus jeder beliebigen Anwendung "drucken".

• Auf Wunsch lassen sich die PDF-Dateien mit einem Kennwort schützen.

• Ob das Drucken, Speichern oder Verändern der PDF-Datei erlaubt ist, bestimmen Sie im Konfigurationsfenster des Programms.

• PDF-Dateien lassen sich mit dem PDFCreator in verschiedenen Auflösungen und Qualitätsstufen speichern.

• Um PDF-Dateien möglichst klein zu halten – ideal fürs Web – speichern Sie Texte und Grafiken in komprimierter Form.

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Gut und gratis
PDFCreator bringt alles mit, was zum Generieren eigener PDFs dazu gehört. Da sich das Gratistool als virtueller Drucker einrichtet, lassen sich PDFs aus jeder beliebigen Windows-Anwendung heraus generieren. Mit dabei sind sogar einige Profifunktionen, die sonst nur in teuren Programmen zu finden sind, etwa das Verschlüsseln und Schützen von PDF-Dokumenten. Dieser Workshop zeigt Schritt für Schritt, wie Sie mit dem PDFCreator eigene PDFs speichern und die spannenden Zusatzfunktionen nutzen.

Auf die Plätze, fertig, PDF
Das Funktionsprinzip des PDFCreator ist einfach: Das Tool richtet sich in der Systemsteuerung von Windows als virtueller Drucker ein. Damit steht es allen Anwendungen zur Verfügung. Ob Word-Dokumente, Excel-Tabellen, Fotos oder Webseiten; aus jeder Anwendung mit Druckfunktion lassen sich PDF-Dateien zaubern.

Foto-Show Aus beliebigen Dokumenten PDF-Dateien zaubern

• Öffnen Sie das Dokument, das Sie als PDF-Datei speichern möchten.

• Rufen Sie den Druckbefehl Datei | Drucken auf.

• Wählen Sie im folgenden Dialogfenster den Drucker PDFCreator aus, und starten Sie den Druckvorgang mit OK.

• Im nächsten Fenster können Sie weitere Informationen wie Dokumenttitel oder Stichwörter ergänzen. Um die PDF-Datei zu erzeugen, klicken Sie auf Speichern.

• Wählen Sie anschließend den Ordner aus, in dem die PDF-Datei abgelegt werden soll. Bestätigen Sie die Auswahl mit Speichern.

• Fertig ist die PDF-Datei. Das Ergebnis erscheint direkt im Adobe Reader.

Drucken, speichern, anschauen
Neue PDFs sind im Handumdrehen erzeugt. Sie müssen nur die gewünschte Anwendung starten, das zu druckende Dokument öffnen und die Druckfunktion aktivieren. Jetzt noch den virtuellen Drucker PDFCreator auswählen und den Druckvorgang starten. Im nächsten Fenster vergeben Sie den Titel für das PDF-Dokument und klicken auf Speichern. Nach wenigen Augenblicken ist die PDF-Datei fertig. So einfach ist das.

Ihr Passwort bitte – PDFs verschlüsseln
Zum Betrachten einer PDF-Datei genügt der Adobe Reader, den es ebenfalls kostenlos gibt. Mit dem Reader lassen sich PDF-Dateien beliebig öffnen und drucken. Das ist aber gar nicht immer erwünscht. Wenn es um private Daten geht, etwa Finanzkalkulationen, können Sie die PDF-Dateien vor fremden Blicken schützen.

Foto-Show PDF-Dateien schützen

• Klicken Sie nach dem Aufruf es Druckbefehls im PDFCreator-Programmfenster auf die Schaltfläche Einstellungen.

• Anschließend klicken Sie im Bereich Formate auf PDF.

• Wechseln Sie in das Register Sicherheit.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sicherheit benutzen. Ganz wichtig: Damit sich die geschützte PDF-Datei problemlos mit dem Adobe Reader öffnen lässt, wählen Sie im Feld Verschlüsselungsprogramm den Eintrag PDFEnc. Die andere Verschlüsselungsoption führt bei der aktuellen Reader-Version zu Fehlermeldungen.

• Kreuzen Sie im Feld Passwörter das Kontrollkästchen Passwort erforderlich zum Öffnen an. Bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Mausklick auf Speichern.

• Klicken Sie auf Speichern, und wählen Sie den Speicherort für die PDF-Datei aus.

• Im nächsten Fenster geben Sie zweimal das gewünschte Zugangskennwort ein. Mit dem Besitzerpasswort kann das Kennwort später vom Besitzer – sofern berechtigt – wieder geändert werden.

• Finger weg: Die fertige PDF-Datei lässt sich im Adobe Reader nur mit dem richtigen Kennwort öffnen.

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Passwortschutz zum Öffnen
Hierzu versehen Sie die PDF-Datei mit einem Passwortschutz. Das Dokument lässt sich dann nur mit dem richtigen Kennwort öffnen. Der Passwortschutz ist schnell eingerichtet: Wechseln Sie vor dem virtuellen Druckvorgang in den Bereich Einstellungen, und kreuzen Sie im Feld Sicherheit das Kontrollkästchen Sicherheit benutzen sowie Passwort erforderlich zum Öffnen an. Beim Öffnen verlangt der Adobe Reader zuerst das richtige Passwort.

Ansehen ja, Drucken nein – individuelle Rechte
Der Kennwortschutz ist die einfachste Art, ein PDF-Dokument zu schützen. Vielen reicht das aber nicht aus. Denn einmal geöffnet, lässt sich mit dem Dokument alles anstellen. Es kann beliebig gedruckt, neu gespeichert oder kopiert werden. Auch das lässt sich gezielt einschränken. Wenn Sie zwar das Öffnen und Lesen, nicht aber das Drucken erlauben möchten, können Sie mit PDFCreator genau bestimmen, was mit dem Dokument gemacht werden darf.

Foto-Show Rechte gezielt einschränken

• Rufen Sie den Drucken-Befehle auf, wählen Sie den Drucker PDFCreator, und klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen.

• Klicken Sie im Feld Formate auf PDF, und wechseln Sie in das Register Sicherheit.

• Wählen Sie als Verschlüsselungsprogramm PDFEnc und als Verschlüsselungsgrad Hoch (128 Bit).

• In den Feldern Verweigere Benutzern und Erweiterte Berechtigungen legen Sie anschließend fest, ob das Drucken, Bearbeiten, Kopieren oder Kommentieren erlaubt sein soll oder nicht. Bestätigen Sie die Auswahl mit Speichern.

• Klicken Sie erneut auf Speichern, um die PDF-Datei im gewünschten Ordner abzulegen.

• Geben Sie im nächsten Fenster das Besitzerkennwort ein. Nur mit diesem Kennwort lassen sich die Beschränkungen später im Adobe Reader aufheben.

• Beim Öffnen erscheint in der Titelleiste des Adobe Readers der Zusatz Geschützt. Die "verbotenen" Befehle – etwa Drucken oder Speichern - sind im Menü grau unterlegt und lassen sich nicht aufrufen.

Drucken, Bearbeiten und Kopieren erlaubt?
Im Register Sicherheit stellen Sie exakt ein, ob und welche Änderungen am Dokument untersagt sind. So können Sie dem Betrachter verbieten, das Dokument zu drucken oder Texte und Bilder daraus zu kopieren. Auch das Bearbeiten von Kommentaren ist auf Wunsch untersagt. Die entsprechenden Funktionen sind dann im Adobe Reader ausgeschaltet. Der Drucken-Befehl erscheint zum Beispiel grau unterlegt und lässt sich nicht anwählen.

PDFCreator richtig konfigurieren
Obwohl der PDFCreator keinen Cent kostet, muss er sich keinesfalls hinter kommerziellen Lösungen verstecken. Wie die Profiversionen bietet auch das Gratistool jede Menge Optionen, um die fertige PDF-Datei an die individuellen Bedürfnisse anzupassen. So können Sie die Auflösung und Qualität der PDF-Datei festlegen oder spezielle Internet-Versionen mit Vorschau anfertigen.

Foto-Show Die optimalen Einstellungen für PDFs

• Starten Sie den PDF Druckmonitor, indem Sie den Befehl Start | Alle Programme | PDFCreator | PDFCreator aufrufen.

• Rufen Sie im Druckmonitor den Befehl Drucker | Einstellungen auf. Klicken Sie im Feld Format auf PDF.

• Im Register Allgemein legen Sie die Grundeinstellung für PDF-Dateien fest. Wichtig ist hier das Feld Auflösung. Je höher die Auflösung, um so besser ist die PDF-Qualität. Allerdings steigt mit der Auflösung auch die Dateigröße. Ein guter Kompromiss ist der Wert 600.

• Möchten Sie PDF-Dateien im Web veröffentlichen, empfiehlt sich die Option Schnelle Webanzeige. Damit wird im Web bereits die erste Seite angezeigt, bevor das komplette Dokument geladen ist. Ist das Kontrollkästchen angekreuzt, lässt sich das Dokument allerdings nicht schützen oder verschlüsseln.

• Im Register Komprimierung bestimmen Sie, wie stark Bilder und Texte komprimiert werden. Hier empfiehlt sich die Standardeinstellung Automatisch. Um Bilder möglichst in Originalqualität darzustellen, wählen die Option JPEG-Hoch oder JPEG-Maximum.

• Damit das PDF-Dokument garantiert auf allen PCs gleich aussieht, kreuzen Sie im Register Schriftarten das Kontrollkästchen Alle Schriftarten einbetten an. Die verwendeten Schriften werden dann mit der PDF-Datei gespeichert. Bei der zweiten Option werden nur die im Dokument verwendeten Zeichen eingebettet.

Alle Einstellungen im Griff
Um Platz zu sparen, speichert PDFCreator Texte und Bilder in komprimierter Form. Ob und wie stark komprimiert wird, lässt sich individuell festlegen. Für Texte und Grafiken haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Komprimierungsstufen. Um das Dokument in bestmöglicher Qualität zu speichern, können Sie die Komprimierung auch ausschalten. Die PDF-Dateien werden dadurch aber relativ groß und eignen sich nur noch bedingt fürs Web oder den Mail-Versand. Wie Sie die optimalen Einstellungen vornehmen, verrät die Foto-Show.

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