Windows Mail ist der Nachfolger von Outlook Express. (Bild: Softwareload)

Foto-Show E-Mail ganz einfach mit Windows Mail

• Bevor es mit Windows Mail losgeht, richten Sie mit dem Assistenten ein neues E-Mail-Konto ein. Sie brauchen nur die Zugangsdaten Ihres E-Mail-Anbieters.

• Danach können Sie sofort Mails schreiben und empfangen. Sogar virtuelles Briefpapier gibt es bei Windows Mail.

• Bitte keine Werbung: Lästige Werbemails filtert der Outlook-Nachfolger automatisch aus.

• Damit Mails fehlerfrei auf die Reise gehen, können Sie jede Nachricht vor dem Verschicken auf korrekte Rechtschreibung prüfen.

• Hinterlegen Sie Gruß- und Schlussformel als Signatur, die auf Wunsch automatisch bei jeder neuen Mail eingefügt wird.

• So geht's leichter: Mit den Nachrichtenregeln können Sie neue Mails automatisch bearbeiten und zum Beispiel direkt nach dem Empfang in Unterordner verschieben – für Newsletter ideal.

Junkfilter, Signaturen und weitere Tricks
Damit Sie sofort loslegen können, erfahren Sie in diesem Workshop, wie Sie mit Windows Mail in wenigen Minuten ein neues E-Mail-Konto anlegen und Mails schreiben und beantworten. Dabei geht es auch um die richtige Konfiguration des Spamfilters, Signaturen zum automatischen Einfügen der Gruß- und Schlussformel sowie das Korrigieren von Rechtschreibfehlern – alles, was zum Mailen einfach dazugehört.

Eine neues E-Mail-Konto einrichten
Zum Verschicken von E-Mails benötigen Sie zunächst ein E-Mail-Konto bei einem Internetanbieter. Meistens erhalten Sie von Ihrem Anbieter, über den Sie auch ins Internet gehen, ein E-Mail-Konto. Sie können sich aber auch bei zahlreichen Anbietern wie beispielsweise der Telekom ein kostenloses E-Mail-Konto, das eMail Basic-Postfach, einrichten. Wichtig sind dabei die Zugangsdaten, die Sie von Ihrem Internetanbieter erhalten. Die genauen Daten finden Sie zumeist im Konfigurations- oder Support-Bereich des Anbieters beziehungsweise in den Anmeldeunterlagen.

Foto-Show So tragen Sie die Zugangsdaten Ihres Mail-Kontos ein

• Wenn Sie Windows Mail das erste Mal starten, erscheint ein Installationsassistent, der Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung führt.

• Sollte der Assistent nicht erscheinen oder Sie das Fenster versehentlich schließen, können Sie die Kontoeinrichtung auch manuell vornehmen. Rufen Sie den Befehl Extras | Konten auf, und klicken Sie auf Hinzufügen. Wählen Sie den Eintrag E-Mail-Konto, und klicken Sie auf Weiter.

• Geben Sie im Feld Anzeigename Ihren Namen so ein, wie Sie ihn auch normalerweise schreiben.

• Tragen Sie im nächsten Fenster die E-Mail-Adresse ein, die Sie von Ihrem E-Mail-Anbieter erhalten haben.

• Geben Sie dann die Adressen für den Posteingangs- und Postausgangsserver ein. Diese Angaben bekommen Sie von Ihrem E-Mail-Anbieter. Für

  T-Online geben Sie in das Feld Posteingangsserver die Zeichenfolge popmail.t-online.de und in das Feld Postausgangserver die Adresse  smtpmail.t-online.de ein.

• Ganz wichtig: Die meisten Anbieter erfordern auch beim Verschicken von E-Mails eine Authentifizierung per Benutzername und Kennwort. Kreuzen Sie daher das Kontrollkästchen Ausgangsserver erfordert Authentifizierung an.

• Im nächsten Fenster geben Sie für den Zugang zu Ihrem Postfach Ihren Benutzernamen und das Zugangskennwort ein. Sie erhalten die Informationen ebenfalls von Ihrem E-Mail-Anbieter.

• Schließen Sie die Einrichtung mit einem Mausklick auf Fertig stellen ab. Sie können mit Windows Mail auch mehr als ein E-Mail-Konto verwalten. Wenn Sie beispielsweise mehrere E-Mail-Adressen haben, wiederholen Sie die obigen Schritte entsprechend für die weiteren Adressen.

Zugangsdaten eintragen und fertig
Sobald die Zugangsdaten vorliegen, kann es auch schon losgehen. Im ersten Schritt müssen Sie Windows Mail Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort mitteilen. Das dauert mithilfe des Assistenten nur wenige Minuten. Sofern alle Daten korrekt eingegeben wurden, stellt Windows Mail auch gleich eine Verbindung zum E-Mail-Postfach her und ruft alle neu eingetroffenen E-Mails ab.

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E-Mails schreiben und beantworten
Die Kommunikation per E-Mail ist mittlerweile zur Selbstverständlichkeit geworden. Und genau so selbstverständlich, wie Sie jeden Tag den echten Briefkasten vor der Haustüre leeren, sollten Sie auch Ihren elektronischen Posteingang regelmäßig auf neue Nachrichten überprüfen. Das geht mit Windows Mail praktisch automatisch. Sollte Windows Mail beim Start nicht von selbst die neuesten Nachrichten abholen, genügt ein Klick auf die Schaltfläche Senden/Empfangen.

Foto-Show E-Mails mit schickem Briefpapier

• Zum Verfassen neuer E-Mails klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue E-Mail.

• Wenn Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche klicken, haben Sie die Auswahl zwischen verschiedenen elektronischen Briefpapieren, etwa Rosen.

• Sie können das Briefpapier auch nachträglich einfügen, indem Sie im Mailfenster den Befehl Format | Briefpapier aufrufen.

• Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten eingerichtet haben, entscheiden Sie im Feld Von, unter welcher Absenderadresse Sie die Mail verschicken möchten.

• Im E-Mail-Fenster finden Sie im oberen Bereich die Eingabefelder für die Empfängeradresse. Geben Sie hier in das Feld An die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.

• Ist der Empfänger bereits im Windows Mail-Adressbuch eingetragen, können Sie seinen Namen eingeben, zum Beispiel Mirko Müller, und mit Klick auf An: das Adressbuch öffnen. Den Empfänger wählen Sie dann per Mausklick aus. Über die Schaltfläche Neuer Kontakt können Sie hier auch eine neue Adresse eintragen.

• In die Felder CC und BCC können Sie Empfänger eingeben, die eine Kopie (CC für Carbon Copy) oder eine Blindkopie (BCC für Blind Carbon Copy) der E-Mail erhalten sollen. Das Feld BCC erscheint, wenn Sie den Befehl Ansicht | Alle Kopfzeilen aufrufen.

• Das Besondere an der Blindkopie: Keiner der übrigen Empfänger erfährt, wer im Feld BCC eingetragen ist; es ist praktisch ein geheimes Empfängerfeld. Damit verhindern Sie zum Beispiel bei Einladungen, dass ein Empfänger sieht, wer noch eingeladen wurde.

• In die Zeile Betreff geben Sie einen Titel für die E-Mail ein. Nutzen Sie einen aussagekräftigen Titel, damit die Mail bei Empfänger in der Flut der E-Mails nicht untergeht. Anhand eines guten Betreffs lässt sich auf Anhieb erkennen, worum es geht. Statt Hallo oder Frage wählen Sie zum Beispiel Verkaufe meinen gebrauchten PC.

• Im unteren Teil des Nachrichtenfensters geben Sie den eigentlichen Text der E-Mail ein. Um die Nachricht zu verschicken, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Noch schneller geht's mit der Tastenkombination [Strg]+[Return/Eingabe]. Sofern eine Internetverbindung besteht, schickt Windows Mail die Nachricht sofort los.

• Zum Abrufen neu eingetroffener Mails, klicken Sie die Schaltfläche Senden/Empfangen.

• Haben Sie mehrere E-Mail-Konten eingerichtet, können Sie gezielt auch nur eines der Mailkonten abrufen. Hierzu klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche und wählen das Konto aus. Windows Mail überträgt daraufhin alle neu eingetroffenen E-Mails in den Posteingang.

• Im Posteingang sind alle neuen und noch nicht gelesenen E-Mails in Fettschrift dargestellt. Um eine Nachricht zu lesen, klicken Sie im Posteingang auf den Betreff. Windows Mail blendet daraufhin den Nachrichtentext im unteren Vorschaubereich ein.

• Sie können die Mail beantworten, indem Sie auf die Schaltfläche Antworten klicken. Im Nachrichtenfenster sind in der Kopfzeile Absender- bzw. Empfängeradresse bereits eingetragen. Auch der Betreff ist bereits ausgefüllt und wurde um das Kürzel Re (Abkürzung für Reply, englisch für Antworten) ergänzt.

• Geben Sie im unteren Bereich den Antworttext ein. Unterhalb der Antwort fügt Windows Mail den Originaltext der ursprünglichen E-Mail ein. Lassen Sie das Zitat unverändert, damit der Empfänger sofort weiß, worauf sich Ihre Antwort bezieht. Klicken Sie auf Senden, um die Antwort zu verschicken.

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Bitte keine Werbung: Spam automatisch filtern
Lästige Werbung per E-Mail – im Fachjargon Spam genannt – ist mittlerweile so alltäglich wie unerwünschte Postwurfsendungen im Briefkasten. Und wie das Pendant aus Papier verstopften auch elektronische Nachrichten den digitalen Briefkasten. Zum Glück ist Windows Mail mit einem Spamfilter ausgestattet, der lästige Werbung erst gar nicht durchlässt.

Foto-Show Den Spamfilter richtig einstellen

• Sobald Windows Mail eine Werbemail (Spam) entdeckt, erscheint ein Warnfenster und weist Sie darauf hin, dass die Nachricht automatisch in den Ordner Junk-E-Mail (Müll) verschoben wurde. Über die Schaltflächen können Sie direkt in den Werbeordner wechseln.

• Unser Tipp: Damit die Nachricht zukünftig nicht bei jeder Werbemail erscheint, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Meldung nicht mehr anzeigen und klicken auf Schließen.

• Alle Werbemails finden Sie im Ordner Junk-E-Mail. Es empfiehlt sich, dort regelmäßig reinzuschauen, da es mitunter vorkommen kann, dass E-Mails von Freunden und Bekannten fälschlicherweise als Spam eingestuft wurden.

• Damit das nicht passiert, können Sie Windows Mail mitteilen, welche Absender niemals aussortiert werden sollen. Hierzu rufen Sie den Befehl Extras | Junk-E-Mail-Optionen auf und wechseln in das Register Sichere Absender.

• Klicken Sie auf Hinzufügen und tragen Sie die E-Mail-Adressen oder Domainnamen ein, die niemals als Werbung eingestuft werden sollen. Ein Beispiel: Mit einem Domainnamen wie schwarzer-abt.de werden alle Mails von dieser Domain durchgelassen, also alles, was mit @schwarzer-abt.de endet.

• Wichtig sind die Kontrollkästchen am unteren Fensterrand. Damit werden alle Kontakte aus dem Adressbuch und alle Empfänger, an die Sie selbst Mails verschicken, automatisch auf die Liste der sicheren Empfänger gesetzt.

• Sollten noch immer zu viele Spammails durchkommen, wählen Sie im Register Optionen die Einstellung Hoch. Damit reagiert der Spamfilter sensibler auf typische Merkmale von Spammails.

Spamfilter richtig konfigurieren
In der Standardeinstellung ist der Spamfilter von Windows Mail noch recht großzügig. Er lässt zu viele Werbenachrichten durch oder blockiert fälschlicherweise die E-Mails von Freunden und Bekannten. Das lässt sich ändern. Damit der Spamfilter korrekt funktioniert, sollten Sie einige wichtige Einstellungen ändern. Welche das sind, erfahren Sie in der Foto-Show.

Tipps und Tricks für mehr Komfort
Richtig komfortabel wird das Mailen, wenn Sie Zusatzfunktionen wie Signatur oder Rechtschreibprüfung nutzen. Damit Ihre Nachrichten fehlerfrei auf die Reise gehen, sollten Sie zudem jede E-Mail vor dem Verschicken auf korrekte Orthografie überprüfen. Mit der Taste [F7] schlägt Windows Mail – wie beim Schreibprogramm Word – für alle gefundenen Rechtschreibfehler die passenden Korrekturen vor.

Foto-Show Die besten Komfortfunktionen von Windows Mail

• Nie mehr Rechtschreibfehler: Rufen Sie im Mailfenster den Befehl Extras | Rechtschreibung auf, oder drücken Sie die Taste [F7].

• Sobald Windows Mail einen Rechtschreibfehler entdeckt, erscheint ein Dialogfenster mit Korrekturvorschlägen. Sie können den Vorschlag annehmen, ignorieren oder das Wort ins Wörterbuch aufnehmen.

• Um E-Mails automatisch mit einer Schlussformel zu unterschreiben, richten Sie eine Signatur ein. Hierzu rufen Sie den Befehl Extras | Optionen auf und wechseln in das Register Signaturen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, und geben Sie die Signatur so ein, wie sie später in allen neuen E-Mails erscheinen soll. Kreuzen Sie zudem das Kontrollkästchen Allen ausgehenden Nachrichten Signaturen hinzufügen an. Schließen Sie das Fenster mit OK.

• Das Ergebnis: Bei jeder neuen E-Mail ist die Signatur bereits eingetragen.

• Um eingehende Mails automatisch in Ordner und Unterordner einzusortieren, verwenden Sie den Regel- Assistenten. Um beispielsweise einen Newsletter automatisch in den Ordner Newsletter zu verschieben, rufen Sie zuerst den Befehl Extras | Nachrichtenregeln | E-Mail auf.

• Anschließend kreuzen Sie die Bedingungen Enthält den Absender 'Absender' in der 'Von:'-Zeile sowie In den Ordner '…' verschieben an.

• Im dritten Feld klicken Sie auf Absender und geben die Absenderkennung des Newsletterversenders ein.

• Dann klicken Sie auf die drei Fortsetzungspunkte "…" und wählen den Ordner aus, in den die Newsletter verschoben werden sollen. Mit Neuer Ordner können Sie neue Ordner und Unterordner einrichten.

• Geben Sie einen treffenden Namen für die Regel ein, und schließen Sie das Fenster mit OK.

• Alle neuen Mails des Absenders landen jetzt automatisch in dem Unterordner. Sie können die Regel auch auf bestehende Mails im Posteingang anwenden. Hierzu rufen Sie den Befehl Extras | Nachrichtenregeln | E-Mail auf, markieren die Regel und klicken auf Übernehmen. Anschließend markieren Sie die Regel erneut und klicken auf Jetzt übernehmen.

Automatisch unterschreiben
Ebenfalls nützlich: Damit Sie nicht unter jede E-Mail immer wieder die gleichen Schlussformeln wie Viele Grüße oder die komplette Firmenadresse schreiben müssen, richten Sie einmal eine Signatur ein, die automatisch in jede neue geschriebene E-Mail eingefügt wird. Für weitere Zeitersparnis sorgt der Regelassistent, mit dem Sie zum Beispiel Newsletter automatisch in die passenden Unterordner einsortieren. Die Foto-Show zeigt Ihnen, wie Sie die Komfortfunktionen einrichten.

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