Schneller suchen und sortieren mit Windows Search (Bild: Softwareload)

Foto-Show  Windows Search 4 im Ãœberblick

• So sieht Windows Search 4 aus: In der Taskleiste gibt es ein neues Suchfeld und ein Lupensymbol zur Konfiguration.

• Im Konfigurationsfenster bestimmen Sie, welche Ordner und Mail-Postfächer in den Suchindex aufgenommen werden.

• Über das Kontextmenü des Lupensymbols können Sie Windows Search 4 konfigurieren und den aktuellen Indizierungsstatus einblenden.

• Dank zusätzlich installierbarer IFilter, kann Windows Search 4 auch "fremde" Dateiformate wie PDFs oder OpenOffice-Dokumente durchsuchen.

• Und so einfach funktioniert's: Nach der Eingabe eines Suchbegriffs, blendet Windows Search 4 sofort die ersten Ergebnisse ein.

• In der ausführlichen Trefferliste werden die Ergebnisse nach Relevanz sortiert. Per Klick zeigt Windows Search 4 in der rechten Fensterhälfte eine Vorschau.

Endlich schnell und effektiv suchen
Mit Windows Search 4 ersetzt Microsoft endlich die festplattenweite Suche durch eine sogenannte indizierte Suche. Das bedeutet: Alle Inhalte von Dateien, Ordnern, E-Mails und Kontakten landen automatisch in einer riesigen Datenbank, dem Suchindex. Der Vorteil: Windows Search muss nicht mehr die komplette Festplatte, sondern nur noch den Suchindex durchforsten. Die Ergebnisse gibt es in Sekundenbruchteilen. Wie Sie die neue Suchfunktion für Windows richtig einrichten und auch PDFs, ZIP-Dateien und OpenOffice-Dokumente durchsuchen, erfahren Sie in diesem Workshop.

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Windows Search 4 installieren und einrichten
Die neue Desktop-Suchmaschine von Microsoft ist zwar schon fertig, wird aber noch nicht automatisch über das Windows-Update nachinstalliert. Wer in den Genuss der schnellen Suche kommen möchte, muss das Gratistool manuell nachinstallieren. Das geht ganz einfach und dauert nur wenige Minuten. Wie's funktioniert, sehen Sie in der Foto-Show. Ganz wichtig: Vista-Nutzer müssen zuvor das Service Pack 1 für Vista installiert haben.

Foto-Show  Windows Search 4 richtig konfigurieren

• Nach der Installation finden Sie in der Taskleiste das neue Suchfeld sowie ein Lupensymbol.

• Im ersten Schritt sollten Sie festlegen, was überhaupt im Suchindex auftauchen soll. Hierzu klicken Sie auf das Lupensymbol und wählen den Befehl Windows Search-Optionen.

• Per Klick auf die Schaltfläche Ändern bestimmen Sie, welche Ordner und E-Mail-Postfächer in den Index aufgenommen werden. Auch Netzlaufwerke, die über einen eigenen Laufwerksbuchstaben erreichbar sind, lassen sich durchsuchen.

• Windows Search aktualisiert den Index automatisch, und zwar immer dann, wenn Sie nicht mit dem Rechner arbeiten. Je nach Datenmenge und Rechnernutzung kann der erste Aufbau des Suchindex einige Stunden dauern. Wie viele Elemente bereits in die Suche aufgenommen wurden, erkennen Sie im Dialogfenster Indizierungsoptionen bzw. mit dem Befehl Indizierungsstatus.

• Um die Indizierung für eine Viertelstunde zu unterbrechen rufen Sie im Kontextmenü des Lupensymbols den Befehl Indizierung fortführen nach auf. Mit Jetzt indizieren setzt Windows Search die Indizierung sofort fort.

• Ob die Indizierung abgeschlossen ist, lässt sich leicht feststellen. Wenn die Zahl im Fenster Indizierungsstatus nicht mehr ansteigt, sind bereits alle Dokumente erfasst.

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Erst mal den Index aufbauen
Nach der Installation legt Windows Search 4 auch gleich los und beginnt mit der Indexierung der Dateien und Inhalte. Dabei werden beispielsweise alle eigenen Dateien und E-Mails von Outlook und Outlook Express eingelesen. Je nach Datenaufkommen dauert das allerdings einige Stunden. Erst wenn der Index komplett aufgebaut ist, ist Windows Search einsatzbereit. Was indiziert wird und wie weit das Tool bereits fortgeschritten ist, können Sie über das Konfigurationsmenü einstellen bzw. überprüfen.

Filter für weitere Dateiformate nachinstallieren
Windows Search 4 indiziert rund 200 bekannte Dateiformate für E-Mails, Kontakte, Termine, Textdokumente, Tabellen, Musik, Bilder und Videos. Leider werden nicht alle gängigen Formate unterstützt. Bei PDF-Dateien gelangen beispielsweise nur der Dateiname und die Metadaten in den Suchindex – der Inhalt der PDF-Datei bleibt außen vor. Das lässt sich ändern; mit IFiltern, die Windows Search um Suchfilter für weitere Dateitypen ergänzt.

IFilter herunterladen und installieren
Neue IFilter für Formate wie GIF, EPS, JPG, TIF, MP3, XML, ZIP oder OpenOffice-Dokumente finden Sie im Internet unter den Webadressen IFilter.org und IFiltershop.com. Die meisten Filter-Aufsätze für Windows Search gibt es kostenlos. Um mit Windows Search PDF-Dateien zu indizieren, empfiehlt sich der Foxit PDF IFilter. Wie Sie den IFilter zum indizieren von PDFs installieren und einrichten, zeigt die Foto-Show.

Foto-Show IFilter für neue Dateiformate ergänzen

• Zum Durchsuchen von PDF-Dateien laden Sie sich den kostenlosen Foxit PDF IFilter herunter und speichern die Datei auf Ihren PC. Nach dem Download öffnen Sie die Programm-Datei und folgen den Anweisungen des Installationsassistenten.

• Nach der Installation ist in der Übersicht der indizierten Dateitypen (Windows Search-Optionen | Erweitert | Dateitypen) beim Eintrag PDF die Option Eigenschafen und Dateiinhalte indizieren aktiviert. Damit wird gewährleistet, dass nicht nur der Dateiname, sondern auch der Text der PDF-Datei im Suchindex landet.

• Ganz wichtig: Nach der Installation eines neuen IFilters müssen Sie den kompletten Index neu aufbauen. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Lupensymbol, rufen den Befehl Windows Search-Optionen auf, klicken auf Erweitert und abschließend auf die Schaltfläche Neu erstellen.

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Desktop-Suchmaschine mit Turbogang
Ist der Suchindex einmal aufgebaut, dauert das Suchen und Finden mit Windows Search 4 nur noch Sekundenbruchteile. Einfach in das neue Eingabefeld der Taskleiste den Suchbegriff eingeben. Das kann ein Teil des Dateinamens aber auch ein Wort aus dem Dateiinhalt sein. Der Clou: Bereits während der Eingabe präsentiert Windows Search die ersten Ergebnisse, sortiert nach Dokumenten, Bildern, Videos oder E-Mails.

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Blitzschnell alles finden
Mit der Return-Taste oder einem Klick auf die Schaltfläche Desktop durchsuchen erscheint eine detaillierte Trefferliste. Hier sind die Ergebnisse mit Sternchen gewichtet. Über die Schaltflächen am oberen Fensterrand können Sie Ergebnisse gezielt auf Dokumente, E-Mails, Musik oder andere Dateitypen eingrenzen. Für einen Blick in die Datei zeigen (nicht klicken) Sie mit der Maus auf einen Treffer. Windows Search 4 blendet dann in der rechten Fensterhälfte eine Vorschau ein. So muss Suchen funktionieren.

Foto-Show  Suchen und Finden im Rekordtempo

• So einfach kann Suchen und Finden sein: Bereits während der Eingabe der ersten Buchstaben erscheint die Trefferliste.

• In der Detailansicht werden die besten Treffer mit Sternchen gekennzeichnet. Dank der Vorschau können Sie schon einmal vorab einen Blick in die Dateien werfen.

• Über die Schaltflächen der Symbolleiste grenzen Sie die Suche auf bestimmte Dateitypen ein, etwa nur auf Dokumente.

• Dank zusätzlich installierter IFilter, durchsucht Windows Search 4 auch PDF-Dateien.

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